Ketika berpikir tentang Sistem Manajemen Dokumen dan apakah akan meningkatkan yang sudah ada untuk meningkatkan bisnis, beberapa faktor selalu dipertimbangkan, tetapi banyak orang meremehkan nilai sebenarnya dari sistem manajemen dokumen pintar.
Produktivitas dan Intinya
Wajar jika produktivitas dan intinya adalah pertimbangan pertama. Berjam-jam tak terhitung dan ribuan dolar terbuang percuma untuk pengarsipan dan pengambilan dokumen karena sistem pengarsipan kuno yang telah ada selama bertahun-tahun. Karena sebagian besar sistem pengarsipan dimulai dari yang kecil dan tumbuh sesuai kebutuhan, sistem ini menjadi sulit digunakan. Orang mengajukan dokumen menggunakan kriteria yang berbeda sehingga file duplikat sering kali dibuat.
Dunia bisnis saat ini sangat berbeda dengan 20 tahun yang lalu, karena Anda sekarang memiliki begitu banyak metode berbeda untuk membuat dokumen dan file. Banyak item berbasis kertas masih sangat umum. Namun, Anda juga memiliki email dan lampiran, foto, CD, DVD, presentasi PowerPoint, dan lainnya. Entah bagaimana, semua “dokumen” ini perlu disimpan dalam sistem pengarsipan yang sama untuk keperluan pengambilan atau pengarsipan nanti.
Jika Anda menerapkan perangkat lunak manajemen dokumen cerdas untuk secara logis mengindeks setiap dokumen dan file dengan cara standar yang sama di seluruh area bisnis Anda, manfaatnya akan sangat besar. Tidak akan ada lagi kasus duplikasi file. Semuanya akan lebih mudah ditemukan. Ini akan menghemat banyak waktu dan sangat meningkatkan produktivitas, yang menghasilkan peningkatan laba.
Staf Pengurangan Stres
Stres sering kali menjadi perhatian manajemen dan staf yang tidak terlihat. Jika orang-orang Anda terlalu stres, mereka tidak akan berfungsi dengan baik dan pengarsipan adalah hal terakhir yang ingin mereka lakukan. Mereka cenderung mengambil hari-hari sakit daripada berurusan dengan tugas yang sangat membosankan dan stres menghadapi meja mereka yang penuh dengan file dan dokumen setiap hari. Alih-alih merasa termotivasi untuk melakukan pekerjaan dengan baik, moral mereka menurun dan ini juga memengaruhi produktivitas secara negatif.
Memperbaiki sistem pengarsipan Anda akan berdampak besar pada kantor Anda dan akan mengurangi stres karena staf Anda akan dapat menemukan file yang mereka butuhkan. Kantor Anda akan lebih terorganisir dan staf Anda akan dapat berkontribusi lebih banyak untuk kesuksesan perusahaan. Dengan menunjukkan bahwa Anda peduli dengan apa yang mereka pikirkan dan rasakan, Anda mendapatkan karyawan yang lebih setia dan ini membuat perusahaan menjadi lebih stabil.
Ekspansi Masa Depan
Setelah Anda menerapkan perangkat lunak sistem pengarsipan yang tepat dan mulai menuai keuntungan, rencana dapat dibuat untuk perluasan bisnis yang lebih cepat. Anda akan memiliki kendali yang lebih ketat atas biaya dan produktivitas. Anda akan lebih yakin bahwa staf dengan senang hati melakukan pekerjaan yang lebih penting dan berkontribusi pada kesuksesan perusahaan secara keseluruhan daripada menghadapi kebosanan tumpukan file yang sebelumnya harus mereka tangani. Anda dapat memandu perusahaan ke arah yang benar dan waktu dapat lebih fokus untuk mencapai tujuan penting tersebut.
Pemenuhan
Setelah sistem manajemen pengarsipan Anda diterapkan, perusahaan Anda akan berada dalam posisi yang lebih kuat untuk sepenuhnya mematuhi semua peraturan terkait yang berkaitan dengan pengelolaan semua data, media, dan informasi. Karena jumlah undang-undang dan beratnya hukuman yang mengatur manajemen dokumen meningkat, kebutuhan untuk menyimpan catatan yang akurat menjadi semakin penting bagi semua perusahaan.
Kesimpulan Logis
Setelah Anda memahami nilai sebenarnya dari sistem manajemen dokumen cerdas dan banyak dampaknya terhadap perusahaan Anda, hanya ada satu keputusan nyata yang harus dibuat. Ini bukan pertanyaan JIKA Anda menerapkan sistem seperti itu, tetapi KAPAN. Bawa perusahaan Anda memasuki abad ke-21 dan siapkan untuk meraih kesuksesan besar sekarang dan di masa depan.
Janet Baker mengundang Anda untuk mengatur file kertas Anda sekali dan untuk selamanya. Untuk mengetahui lebih lanjut, kunjungi http://www.thepapertiger.com
Perangkat Lunak Manajemen Dokumen dan Sistem Pengarsipan Paper Tiger adalah sistem pengindeksan yang sangat kuat namun sederhana yang benar-benar akan merevolusi hubungan Anda dengan lemari arsip Anda. Sistem pengarsipan bekerja seperti mesin pencari untuk file kertas Anda!
Anda dapat memulai dengan sesedikit atau sebanyak mungkin file sesuka Anda dengan hanya membuat indeks Anda ke dalam database perangkat lunak dan mencetak label yang menyertainya. Kemudian, saat Anda menambahkan file baru, cukup tambahkan ke database Anda dan Anda akan mendapatkan solusi manajemen dokumen yang lebih efisien dan hemat biaya.
(c) 2010 oleh Janet Baker, The Monticello Corporation